Отражайте в AGM все изменения в структуре и персонале. Фиксируйте изменения сами и требуйте того же от подчиненных руководителей. Это позволит вам иметь точную информацию о структуре в любой момент времени – это важно.
Кнопка «Действия» Находится в левой нижней части экрана. Нажав на нее, руководитель получает доступ к меню управления изменениями. Все доступные опции организованы и сгруппированы по смыслу – разобраться не составит труда.
Действия с должностями
(Вы можете нажать на выбранный пункт для быстрого перехода к блоку с информацией)
Как добавить новую подчиненную должность Откройте «Действия» → выберите «Добавить должность». Сформулируйте основные параметры и сохраните.
Как клонировать должность Клонировать — означает создать копию существующей должности. Выберите должность, которую хотите клонировать → откройте «Действия» → выберите «Клонировать должность» → уточните параметры и нажмите «Клонировать. В результате будет создана копия выбранной вами должности.
Как восстановить удаленную должность Откройте «Действия» → нажмите «Восстановить удаленную» → укажите должность, которую хотите восстановить.
Как переименовать должность Выберите должность → откройте «Действия» → выберите «Переименовать».
Как переподчинить должность Выберите должность → откройте «Действия» → выберите «Переподчинить» → укажите нового руководителя. Выбранная должность со всеми подчиненными «переедет» к новому руководителю.
Как скрыть должность на время до определенной даты Если у вас есть должности, которые актуальны только в летний сезон, скройте их на зиму и укажите дату напоминания. Такая должность будет скрыта на время (но не удалена). В указанную дату получите уведомление и сможете восстановить скрытую должность. Как это сделать: выберите подчиненную должность (должность должна быть в этот момент вакантна) → откройте «Действия» → выберите «Скрыть до даты» и укажите срок.
Как удалить (сократить) должность Удалить должность вы можете, если выполнены 2 условия: должность вакантна и подчиненные ей должности вакантны. Если это условие не соблюдено, вам необходимо сделать следующее: перевести персоны на другую должность или уволить, переподчинить подчиненных другому руководителю, перевести персону временно за штат (чтобы назначить на другую должность). Чтобы удалить должность, выберите ее → откройте «Действия» → «Удалить».
Действия с персонами
(Вы можете нажать на выбранный пункт для быстрого перехода к блоку с информацией)
Как назначить персону на должность Выберите вакантную должность → внизу нажмите «Действия» → «Назначить сотрудника». Назначить вы можете зарегистрированного кандидата или персону за штатом.
Как уволить персону Увольнение всегда оформляется приказом по Организации. Сделайте скан-копию приказа, после того, как приказ оформлен. Выберите подчиненного в структуре → откройте «Действия» → «Уволить подчиненного». Опишите причину и обстоятельства увольнения. Приложите скан-копию приказа. Результат: должность станет вакантна, работнику будет закрыт доступ в AGM.
Что важно сделать после увольнения После увольнения подчиненного следует оформить приказ об увольнении и приложить скан-копию в разделе «Карьера». После этого личное дело бывшего сотрудника переместится в раздел «Уволенные».
Информация об уволенных сохраняется Перейдите по ссылке «Уволенные», чтобы увидеть личное дело бывшего подчиненного.
Как восстановить уволенного сотрудника Выберите персону в «Уволенных» → откройте «Действия» → восстановите его «за штатом». После этого вы сможете назначить его на должность.
Как перевести подчиненного на другую должность Выберите подчиненного → откройте «Действия» → выберите «Перевести на другую должность».
Как снять персону с должности на время Выберите должность в структуре → откройте «Действия» → выберите «Снять с должности». Подчиненный будет снят с должности и останется в подчинении со статусом «за штатом». Должность станет вакантной.
Что такое персона «за штатом» Статус «за штатом» означает, что в данный момент работник не занимает никакой должности, но остается в подчинении у руководителя до принятия кадрового решения. Таким решением может быть назначение на другую должность или увольнение.
Как выглядит вакантная должность Вакантная должность имеет подпись «Вакансия» на плашке в структуре.
Подчиненный может временно занимать 2 должности (ИО) Представьте, что ваш подчиненный лег в больницу на месяц, а работу важно продолжать. В этом случае вы можете подчиненного временно перевести за штат, другого подчиненного назначить ИО на эту должность. Подчиненный получит доступ к информации по должности и сможет работать. Когда первый подчиненный выздоровеет, вы вернете его на должность.
Как назначить ИО на вакантную должность Выберите подчиненного → откройте «Действия» → выберите «Назначить ИО» → укажите должность.
Как перевести персону в декрет Если кто-либо из ваших подчиненных уходит в декретный отпуск, отразите это в AGM. Выберите персону → откройте «Действия» → выберите «Перевести в декрет» → укажите период декретного отпуска. Результат: персона будет снята с должности (переведена за штат) и скрыта из структуры на время декретного отпуска. Когда декретный отпуск закончится, персона появится у вас в списке подчиненных, как персона за штатом. Вам останется принять кадровое решение по этой сотруднице.
Как увидеть всех, кто в декретном отпуске Все работники, которые находятся в декретном отпуске, видны по ссылке «В декрете». Перед окончанием декретного отпуска подчиненного вы получите напоминание.
Как ограничить подчиненному доступ в AGM Чтобы ограничить доступ, выберите подчиненного → откройте «Действия» → выберите «Ограничить доступ в AGM». Доступ в программу для этого работника будет закрыт. Аналогичным образом вы можете вернуть доступ. Эта опция пригодится в случае выяснения отношений, конфликта или внутреннего разбирательства с подчиненным.
Как сменить пароль или логин подчиненного Руководитель может сменить пароль и логин подчиненного, если тот его забыл. Чтобы сменить, выберите подчиненного → нажмите «Действия» → выберите «Сменить пароль» или «Сменить логин».
Все изменения в структуре и персонале важно фиксировать
Изменения происходят ежедневно: кого-то переводят на другую должность, кого-то увольняют, кто-то не продлевает контракт и уходит сам, им на замену приходят новые сотрудники...
Очевидно, что изменения важно фиксировать – помните об этом. Вам нужна точная информация!